Klant betaalt factuur niet? Dit kun je doen!
Het kan helaas voorkomen: je hebt een klus afgerond, de klant is tevreden, maar je factuur blijft onbetaald. Als ZZP’er in de bouw heb je dan verschillende stappen die je kunt nemen voorafgaand aan incasso, om alsnog aan je geld te komen. Dit stappenplan helpt je om efficiënt en volgens de wet je betaling te ontvangen.
Stap 1: Verstuur een betalingsherinnering
Wanneer? Zodra de betalingstermijn is verstreken (vaak 30 dagen na factuurdatum).
Je begint met een vriendelijke herinnering. Soms is een klant vergeten om te betalen, en een herinnering kan de betaling alsnog op gang brengen. Stuur een e-mail met een kopie van de factuur en vermeld duidelijk dat de betalingstermijn is verstreken. Geef een korte betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 dagen) om actie te stimuleren.
Voorbeeld betalingsherinnering:
“Beste [Naam Klant],
Onlangs heeft u gebruik gemaakt van onze diensten. De betalingstermijn van factuur [factuurnummer] is inmiddels verstreken. Wilt u het openstaande bedrag van [bedrag] binnen 7 dagen overmaken op ons rekeningnummer [rekeningnummer]? Mocht u al betaald hebben, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.”
Stap 2: Stuur een eerste aanmaning
Wanneer? Een week na de herinnering als de betaling nog steeds uitblijft.
Wanneer de klant niet reageert, is het tijd voor een eerste aanmaning. Dit is een formele herinnering waarin je aangeeft dat de betalingstermijn opnieuw is verstreken. In deze aanmaning kun je ook rente en incassokosten vermelden die je eventueel in rekening kunt brengen.
Voorbeeld eerste aanmaning:
“Beste [Naam Klant],
Op [datum factuur] heeft u de factuur met nummer [factuurnummer] ontvangen voor een bedrag van [bedrag]. Deze factuur is nog niet voldaan, ondanks onze betalingsherinnering. We verzoeken u het openstaande bedrag binnen 7 dagen te betalen. Na deze termijn zijn we genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.”
Klant betaalt factuur niet: Wettelijke regels
Je kunt pas incassokosten in rekening brengen na de eerste aanmaning, volgens de Wet Incassokosten (WIK). Ook mag je wettelijke rente rekenen, die jaarlijks wordt vastgesteld (in 2024 is dat 2% voor consumenten).
Stap 3: Stuur een ingebrekestelling
Wanneer? Een week na de eerste aanmaning als de klant nog steeds niet heeft betaald.
Een ingebrekestelling is een laatste schriftelijke oproep om de factuur te voldoen en kondigt aan dat je stappen zult ondernemen als er geen betaling volgt. Vermeld het openstaande bedrag, de factuurdatum en de uiterlijke betaaldatum.
Voorbeeld ingebrekestelling:
“Geachte [Naam Klant],
Hierbij stellen wij u formeel in gebreke voor het niet betalen van factuur [factuurnummer] ter waarde van [bedrag]. Wij verzoeken u dringend om het bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [rekeningnummer]. Als wij binnen deze termijn geen betaling ontvangen, zien wij ons genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, waaronder het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.”
Klant betaalt factuur niet: Wettelijke regels
Een ingebrekestelling is vereist als je rente en incassokosten wilt innen en aankondigt dat je verdere juridische stappen zult ondernemen. Hiermee toon je aan dat je de klant een laatste kans hebt geboden om te betalen. Was de klus nog niet geklaard? Dan is een ingebrekestelling ook nodig als je overweegt je werk op te schorten.
Stap 4: Schakel een incassobureau in
Wanneer? Als de ingebrekestelling niet tot betaling leidt.
Een incassobureau kan helpen om de betaling alsnog te innen. Het bureau neemt contact op met de klant en dringt aan op betaling. Dit kan effectief zijn, omdat een incassobureau meer middelen en juridische expertise heeft.
Kosten
Meestal worden de incassokosten door het bureau verhaald op de klant, maar sommige bureaus rekenen ook een percentage van de hoofdsom. Het kan daarom verstandig zijn om de kosten en voorwaarden goed te bespreken.
Klant betaalt factuur niet: Wettelijke regels
Een incassobureau moet zich houden aan de WIK-richtlijnen, wat betekent dat er vaste percentages gelden voor incassokosten bij particuliere klanten.
Stap 5: Overweeg een gerechtelijke procedure
Wanneer? Als het incassobureau geen betaling weet te verkrijgen.
Als alle voorgaande stappen niet werken, kun je overwegen om een gerechtelijke procedure te starten. Je kunt dit doen bij de kantonrechter, die vaak zaken tot €25.000 behandelt. Hiervoor hoef je geen advocaat in te schakelen, maar het kan wel verstandig zijn om juridisch advies in te winnen.
Kosten
De kosten voor een gerechtelijke procedure kunnen uiteenlopen. Denk aan griffierechten en eventueel advocaatkosten, die je kunt terugvragen bij de klant als de rechter jou in het gelijk stelt.
Procedure
De rechter zal het geschil beoordelen en een uitspraak doen. Als de uitspraak in jouw voordeel is, dan kan je klant gedwongen worden om te betalen. Doet hij dit nog steeds niet, dan kun je een deurwaarder inschakelen.
Klant betaalt factuur niet, vóór stap 1..
Onthoud goed dat heldere communicatie met klanten veel gedoe kan schelen, zeker als je klant de factuur niet betaalt. Is de betalingstermijn een paar dagen verstreken? Bel je klant dan eerst even op. Het kan zo zijn dat de factuur is vergeten. Het verstrijken van een betalingstermijn betekent niet altijd dat de klant kwaad in de zin heeft. Zorg dus voor open communicatie. Blijft betaling echt uit? Volg dan onderstaande stappenplan.
Wil je verder lezen over het opschorten van werk bij het uitblijven van een (tussentijdse) betaling? Lees dan dit artikel.