Veel zzp’ers en ook grotere ondernemingen hebben er vast wel eens mee te maken gehad. Je hebt een klus netjes voltooid, de klant is zeer tevreden, je stuurt de factuur en dan blijft het akelig stil. Wat doe je dan? Wij geven tips over welke stappen je het beste kunt zetten en hoe je het in de toekomst beter kunt voorkomen.
Voorkomen is beter dan genezen
Wanneer het vaker gebeurt dat je klanten niet of niet op tijd betalen, dan is het heel belangrijk om een helder en strak beleid hierop te voeren. Zorg dat je facturen op tijd worden verstuurd, inclusief je algemene voorwaarden waarin ook je betalingsvoorwaarden duidelijk staan omschreven. Het liefst stuur je die algemene voorwaarden al samen met de offerte, zodat jouw opdrachtgever goed op de hoogte is van de betalingstermijn en alles wat hierbij komt kijken.
Zelf doen of uitbesteden
Uiteraard is het – zeker in het begin van je onderneming – verstandig om je eigen administratie bij te houden. Hierdoor bespaar je op de kosten die je anders aan een boekhouder kwijt zou zijn en dat geld kun je uitgeven aan bijvoorbeeld investeringen. Er zijn diverse online boekhoudprogramma’s en software beschikbaar om dit zo makkelijk mogelijk te maken. Groeit je onderneming snel en heb je geen tijd meer om die boekhouding zelf te doen, dan zou je dit ook kunnen uitbesteden. Zorg ervoor dat je boekhouder precies weet welke betalingstermijn je hanteert, na hoeveel dagen een herinnering en aanmaning moet worden verstuurd en wat de vervolgstappen zijn wanneer betaling alsnog uitblijft.
Stappen bij betalingsachterstand
Welke stappen kun je nou precies nemen wanneer je opdrachtgever niet binnen de door jou gestelde termijn betaalt? Bij zakelijke klanten kun je het volgende schema aanhouden:
Betalingstermijn verlopen -> herinnering na 5 dagen -> na 5 dagen telefonisch contact -> na 8 dagen aanmaning versturen.
Voor particuliere klanten raden wij onderstaande stappen aan:
Betalingstermijn verlopen -> herinnering en/of telefonisch contact na 5 dagen -> na 5 dagen een WIK-aanmaning -> na 14 dagen laatste aanmaning (inclusief vermelding eventuele incassokosten wanneer na die 14 dagen alsnog niet betaald is).
Betalingsregeling
Vooral bij particuliere opdrachtgevers kan het zo zijn dat zij een betaling niet in één keer kunnen voldoen. Hier kunnen diverse redenen aan ten grondslag liggen. Mocht jouw klant aangeven dat de rekening niet meteen betaald kan worden, overleg dan of er een betalingsregeling getroffen kan worden. Denk er wel goed om dat alle afspraken voor die regeling heel duidelijk en strak worden vastgelegd. Uiteraard is het van groot belang om de deelbetalingen goed in de gaten te houden en direct in actie te komen wanneer er niet op tijd betaald wordt.
Incassobureau
Natuurlijk wil je deze stap te allen tijde voorkomen, maar wanneer ook een betalingsregeling niet lukt of de afspraken niet worden nageleefd, dan is het inschakelen van een incassobureau je laatste uitweg. Let er wel goed op dat je een gecertificeerd en professioneel bureau inschakelt. Vanaf 1 juli 2023 moeten deze bureaus een vergunning hebben, maar tot die tijd is het dus verstandig om vooral af te gaan op goede ervaringen van collega-ondernemers.